No gerenciamento de riscos, convivemos com o desafio de mapear, organizar e atualizar gaps nas atividades empresariais, prevenindo acidentes, otimizando recursos e gerando conformidade com a legislação. Para isso dar certo, dependemos de boas ferramentas, como o ciclo PDCA. Você conhece essa metodologia?
O ciclo PDCA realiza o controle de qualidade, identificando problemas em produtos, serviços, processos e sistemas. Além disso, aumenta o conhecimento dos gestores sobre as atividades realizadas e cria um processo lógico para promover melhorias.
Neste artigo, explicaremos a importância de aplicar a ferramenta ao gerenciamento de riscos e como ela funciona na prática. Continue a leitura e confira!
O que é ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um método de gestão em que é possível melhorar, continuamente, a qualidade de um sistema a partir da repetição de etapas. A sigla é composta das fases desse circuito:
- planejar (to plan);
- executar (to do);
- checar (to check);
- agir (to act).
Toda vez que finalizamos as quatro fases e retornamos à primeira, adquirimos um novo aprendizado e esse conhecimento será utilizado para eliminar gaps e resolver problemas, de modo que a próxima execução tenha mais qualidade que a anterior.
Ao adotar o PDCA, as práticas internas são constantemente aperfeiçoadas com o gerenciamento de riscos. Aquilo que foi planejado é executado e revisto, inúmeras vezes, buscando uma qualidade mais próxima da excelência.
O PDCA também é uma forma de identificar mudanças e promover ajustes. Pois, o gestor está constantemente mapeando as condições do ambiente de trabalho e verificando se o plano permanece válido. Logo, se algo estiver diferente, a mudança será percebida e respondida com novas práticas.
Como funcionam as etapas?
O ciclo PDCA é bastante flexível em relação às aplicações e aos prazos em que as etapas serão realizadas. As quatro fases podem ser percorridas em um único dia ou demandar um período mais longo, dependendo do que foi planejado.
Imagine, por exemplo, um treinamento de segurança no trabalho. Diariamente o responsável pode revisar os conhecimentos passados para eliminar o que deu errado e padronizar o que deu certo, além de olhar tudo o que foi feito durante as semanas de execução do curso.
Abaixo, entenda o passo a passo para aplicar um ciclo PDCA efetivo.
Planejar
Em todas as aplicações, o ciclo PDCA começa pelo planejamento. Nele, é preciso:
- avaliar o cenário;
- definir objetivos e metas;
- fixar indicadores de desempenho;
- alocar recursos e pessoas para executar as atividades.
Uma das vantagens é que você pode incorporar outras práticas de gestão ao planejamento. Nada impede, por exemplo, de adotar uma matriz 5×5 para avaliar riscos, usar dados coletados na investigação de acidentes, organizar as informações no modelo 5w2h, entre outros recursos.
Vale lembrar que é preciso se atentar às normas regulamentadoras do trabalho, especialmente à NR1, pois a definição de qualidade para a segurança ocupacional considera os critérios fixados pela legislação — muitas medidas, como o mapeamento dos fatores de risco, os treinamentos de segurança e a utilização de EPIs, já vêm fixadas pelas normas legais.
Ainda, as empresas podem complementar as regras legais com outros indicadores que tragam mais eficiência para o sistema. Por exemplo, ao lado do resultado “prevenir acidentes”, exigido pela legislação, podemos considerar os impactos financeiros da gestão de riscos e adotar práticas de automação de processos, redução da burocracia e outras ações que proporcionam maior eficiência.
Em qualquer dos casos, a condição indispensável para planejar no ciclo PDCA é definir, com clareza, o que é considerado um resultado satisfatório. As metas devem ser passíveis de medição com indicadores, como número de acidentes, ausências causadas por doenças ocupacionais e frequência de incidentes.
Executar
A execução consiste em implementar o plano, tomando providências para que as ações definidas sejam desenvolvidas da melhor maneira possível. Por isso, existem questões relevantes, como motivar os colaboradores, ter pessoas qualificadas nas atividades e usar a tecnologia para acompanhar o andamento dos processos.
Entre outros motivos, os recursos de tecnologia são importantes pela quantidade de processos e projetos que devem ser controlados. A NR1, por exemplo, traz uma lista enorme de obrigações e mobiliza diferentes áreas. Como exemplo dessas exigências, temos:
- se adequar ao compliance, observando a legislação de saúde e segurança no trabalho;
- informar aos colaboradores sobre riscos, medidas adotadas, resultados de avaliações ambientais, entre outros processos;
- documentar as atividades em ordens de serviço;
- facilitar a fiscalização da empresa pelos órgãos competentes;
- determinar procedimentos em casos de acidentes ou doenças;
- investigar as causas de acidentes e doenças no trabalho;
- implementar medidas preventivas para eliminar fatores de risco;
- adotar medidas de proteção coletiva;
- fixar procedimentos administrativos e de organização do trabalho;
- implementar medidas de proteção individual.
A tendência é ter um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e diversas medidas específicas executadas simultaneamente. Logo, haverá um ciclo PDCA com prazo mais longo para avaliar e melhorar o conjunto, acompanhado de aplicações de curto prazo para lidar com objetivos específicos.
Checar
A etapa de checagem condensa o controle de qualidade do ciclo PDCA. Aqui, precisamos comparar a expectativa com a realidade, confrontando os indicadores coletados com as metas definidas no planejamento.
Imagine, por exemplo, que a empresa cria um processo de comunicação interna sobre o uso dos EPI’s e objetiva ter menos de 1 descumprimento para cada 100 funcionários nas fiscalizações ao longo do ano. Se o resultado estiver dentro da expectativa, o plano terá alcançado a qualidade.
Assim, o objetivo do ciclo PDCA é alcançar a excelência. Com ele, promovemos melhorias contínuas para que, no confronto entre o desempenho esperado e alcançado, a realidade supere o resultado previsto.
Agir
A etapa de ação consiste em analisar os dados coletados e aprender com a experiência. Com isso, podemos levantar diferentes medidas, de acordo com o feedback obtido na checagem, como:
- alinhar expectativas se as metas se provarem excessivas;
- padronizar ações e métodos que deram certo;
- tomar providências para mudar o que deu errado;
- documentar atividades para comparar com resultado após as mudanças;
- identificar mudanças e propor atualizações.
A lista de medidas corretivas e de reforço são levadas, posteriormente, ao planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.
Quais são os benefícios para o gerenciamento de riscos?
Com o ciclo PDCA, temos um passo a passo para otimizar os sistemas de gestão, o qual consiste em minimizar as entradas — como custo, tempo e esforço da equipe — e maximizar as saídas — como redução de incidentes, obediência às regras de segurança e uso de EPIs.
Além desse benefício, esse recurso também proporciona a maturidade dos processos e diversidade nas aplicações. Confira mais detalhes a seguir.
Maturidade de processos
Nesse sentido, as repetições das etapas são chamadas de iterações. Cada iteração busca eliminar erros e reforçar acertos, fazendo com que a qualidade cresça gradualmente com o passar do tempo. Logo, temos um processo de melhoria com alta maturidade, baseado em padrões claros e bem definidos.
Diversidade de aplicações
Um terceiro benefício é a flexibilidade. Em cada etapa do ciclo PDCA, podemos aplicar diferentes métodos de trabalho e ferramentas de gestão. Além disso, conseguimos extrair o máximo do investimento em tecnologia. Afinal, o software de gerenciamento de riscos facilita ainda mais o trabalho, melhorando nossa capacidade de visualizar e gerir os processos.
Com isso, você pode utilizar o ciclo PDCA como modelo de trabalho, organizando as atividades que já são realizadas na empresa e incorporando novas práticas de gestão. Assim, sua organização estará apta a melhorar processos, sistemas de saúde e segurança do trabalho.
Então, como você enxerga o ciclo PDCA no gerenciamento de riscos ocupacionais? Deixe seu feedback nos comentários e compartilhe um pouco da sua experiência conosco!
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