Utilização de sistemas de informação para análise de resultados em saúde e segurança do trabalho

Vivemos em tempo de transformações rápidas e profundas em todos os âmbitos da vida humana, que trazem novidades e realidades inimagináveis até há pouco tempo. Na área de Saúde e Segurança do trabalho não é diferente. A importância e valorização do capital humano, o aumento da consciência da sociedade sobre os direitos trabalhistas, a busca pela Qualidade de Vida, o aumento do déficit previdenciário, adoção de sistemas de Gestão certificáveis (OHSAS 18001, BS 8800) entre outras, tem impulsionado uma nova postura dos profissionais dessa área, buscando consonância com foco em resultados.

 

Ignorar as vantagens e ganhos da adoção de Sistemas de Informação para gerenciar essa dimensão em uma organização é sentenciar-se a obsolescência e manter uma estrutura lenta e pesada que agrega pouco resultado no negócio, mantendo apenas um atendimento legal.

 

O fato do crescente aumento de interesse da construção e manutenção de bons resultados em Saúde e Segurança, não é apenas bom para os funcionários mas também para os empresários. Um levantamento feito em 2003 pela consultoria italiana Value Partners nas bolsas de valores da Europa e Estados Unidos revelou que as empresas com certificado de responsabilidade social tiveram, nos últimos anos, uma valorização, em média, 30% maior do que as que não possuem essa certificação. As empresas listadas no índice Dow Jones de sustentabilidade, por exemplo, tiveram uma valorização de 44%, entre dezembro de 1993 e fevereiro deste ano. Já as que estão fora dessa lista, tiveram valorização média de 21%.

 

“Os investidores têm maior interesse em comprar ações de empresas que têm uma boa imagem junto à população”, diz Paulo Guidelli, diretor do escritório brasileiro da Value Partners; e um bom resultado em Saúde e Segurança contribui significativa e diretamente para isso.

 

E como conseguir isso?

Inicialmente é fundamental que a área de Saúde e Segurança faça um diagnóstico de como a área é visualizada pelas demais na organização e que produtos e serviços tem a oferecer. Essa atividade visa identificar os “GAPS” entre as demandas atendidas, demandas solicitadas bem como demandas latentes.

Em seguida deve-se identificar e descrever todos os processos e fluxos internos; suas interfaces, de forma a visualizar se há pontos onde as responsabilidades não estão claras. Caso isso fique evidenciado, deve-se estabelecer e definir claramente as responsabilidades e papel de cada um (Saúde, Segurança, Recursos Humanos, Áreas Produtivas etc).

Após vencidas essas etapas a área deve estabelecer Indicadores Internos e Externos de Desempenho para medir e avaliar a eficácia e evolução dos resultados ao longo do tempo, por meio de estabelecimento de objetivos e metas.

Após essas definições e estruturação poderá aparecer possíveis descobertas dentro da área. Assim, sugere-se que os objetivos definidos fiquem alinhados com a Política de Saúde e Segurança da organização. Caso não haja alguma, deve-se criar uma, com a participação e aprovação da Alta Administração.

Uma vez estruturado e definido o processo, é o momento de buscar uma Ferramenta de Gestão baseado no Sistema de Informação, que consistirá num Banco de Dados, com geração de indicadores e acompanhamento de ações por meio de relatórios que possibilitarão acompanhar a performance e rever/antever necessidade de mudanças de rota.

 

No entanto, ao se utilizar um Sistema de Informação baseado num Banco de Dados é necessário que sejam observados alguns pontos de atenção de forma a evitar que, ao invés de colher bons frutos, se crie um ambiente caótico onde nada funciona.

 

Para isso, devem ser considerados alguns pontos críticos a seguir:

1. Defina os critérios de medição que devem ser adotados para medir o desempenho;
2. Estabeleça a padronização desses critérios de forma a não haver subjetividade e/ou dúvida sobre o significado do critério;
3. Elimine a utilização de bases de informação oriundas de planilhas, e outras fontes que não se conheça os critérios e métodos de avaliação;
4. Evite desenvolver um modelo que seja moldado para atender todos os sonhos e desejos; pois estes podem mudar ou não serem os mesmos da empresa;
5. Sempre que possível adote o mesmo ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos da Empresa). Dessa forma poderá ser garantida maior fidelidade das informações dos sistemas e redução da necessidade de desenvolvimento de pessoas específicas para dar suporte ao sistema;
6. Tenha claro que tipos de relatórios deseja extrair do sistema;
7. Desenvolva nas pessoas da área a motivação e aderência ao uso da ferramenta para que todos utilizem todas as funcionalidades e aplicações em sua plenitude. Caso contrário, ocorrerá a criação de uma série de “mini” bancos isolados sem critérios, ocasionando o descrédito da ferramenta.

 

De posse dessas considerações, certamente a implantação será mais assertiva e menos traumática. E com isso os ganhos começam a aparecer.

 

Dentre eles destacam-se:

1. Confiabilidade e agilidade na geração de relatórios e informações: A estruturação de um sistema possibilita a criação de análises e relatórios que podem ser gerados rapidamente, para embasar a tomada de decisões.
2. Padronização de processos: a implantação de um sistema desta natureza exige uma clara definição de processos e metodologia. Isto torna-se um benefício na medida em que o sistema espelha e dá suporte a uma estrutura eficaz e bem elaborada de atividades, com papéis e atribuições claramente definidos.
3. Volumes: Considerando que o mapeamento, identificação e medição envolvem todos os funcionários da organização, tal situação pode atingir um grande volume de dados que precisam ser trabalhados e analisados. A manipulação de tais quantidades de dados em planilhas eletrônicas ou compiladas manualmente torna-se inviável ou pouco confiável por decorrência da falta de rastreabilidade e segurança de acesso dos arquivos.
4. Dados históricos: O armazenamento de dados históricos depende de uma decisão de investimento com relação a meios de armazenamento magnético. Podem ser armazenadas longas séries de dados históricos, possibilitando análises e uso das informações em casos de contenciosos trabalhistas e previdenciários; sem contar passivos pela falta de histórico em possíveis processos na área Civel. Além disso evita-se acúmulo de geração de papel.
5. Economia: é possível otimizar processos e pessoal, através da redução e compactação de operações e setores, gerando redução substancial dos custos operacionais. Economia também pode ser traduzida como “receita” de alguma forma. Leia mais em “Investir em Saúde e Segurança no trabalho é garantia de retorno às empresas“.
6. Imediatismo: Informações atualizadas em tempo real e disponível a todos e a qualquer momento, proporcionando amplo compartilhamento da informação gerando em todos os envolvidos um maior comprometimento, independentemente da área da organização em que atuem.

 

Assim sendo, fica evidente que a Implantação de um Sistema de Informação oferece muitas vantagens para as organizações que desejam obter excelência e sustentabilidade em seus resultados em Saúde e Segurança ao longo do tempo. Contudo, devemos recordar que é a competência e comprometimento dos profissionais nessa área que transformarão dados e informações em resultados, contribuindo com melhoria dos processos, condição de trabalho, inserindo Saúde e Segurança como estratégia de negócio.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Autor: Reginaldo Pedreira Lapa
Engenheiro de Minas e de Segurança do Trabalho
Diretor da RISKEX